We kennen het allemaal: de verleiding om de agenda van de vorige vergadering te kopiëren en alleen de datum aan te passen. Maar wacht even! Met een beetje extra aandacht en zorgvuldigheid kan je zoveel tijd besparen voor iedereen. Misschien kost het je 10 minuten extra, maar de tijdsbesparing voor elke deelnemer is het waard! Plus, je houdt de deelnemers gefocust en betrokken bij de vergadering.

Een vergadering heeft meestal eenzelfde opbouw:

• De vergadering begint met een warm welkom van de voorzitter
• Zorg voor een focus-moment om iedereen op scherp te zetten
• Notulen van de vorige keer: een terugblik of een blik vooruit?
• Misschien is er iemand afwezig of is er iets belangrijks gebeurd?
• Op naar de hoofdact: maximaal 5 onderwerpen op de agenda
• Houd de tijd in de gaten en sorteer de onderwerpen op prioriteit
• Na afloop is er nog tijd voor de rondvraag. Let op: geen herhaling van zetten!
• En last but not least: sluit af met een knaller en plan alvast de volgende bijeenkomst.

1. Bepaal het doel van de vergadering

“Waarom zijn we hier?” vraagt de voorzitter terwijl hij de groep verwelkomt. “Om te brainstormen, te beslissen of te informeren?” Bedenk wat je wilt bereiken en hoe je dat gaat doen. Zet het doel in maximaal 2 regels bovenaan de agenda want dat is de weg naar een productieve vergadering!

2. Vergader je met onbekenden?

Als je een vergadering hebt met (een aantal) onbekenden, kun je een voorstelrondje houden. Las hier tijd voor in want niet iedereen is kort van stof. Of doe het zelf even kort.

Een voorstelrondje kan ook helpen om een informele sfeer te creëren en de deelnemers beter te leren kennen. Stel bijvoorbeeld een leuke vraag om iedereen wat meer over zichzelf te laten vertellen. Zoals: “Wat is het meest exotische gerecht dat je ooit hebt gegeten?” of “Wat zou je doen met een miljoen?” Het kan de vergadering wat luchtiger maken en het ijs breken tussen de deelnemers.

3. Stuur de agenda ruim van te voren op

Het is belangrijk om de mogelijkheid te bieden voor het toevoegen van nieuwe agendapunten, zodat alle deelnemers de kans krijgen om hun input te geven. Dit voorkomt dat er belangrijke onderwerpen over het hoofd worden gezien. Het is echter wel raadzaam om dit op tijd te doen, en niet op de dag zelf.

Wanneer er op het laatste moment nieuwe agendapunten worden toegevoegd, kan dit leiden tot onvoorbereide deelnemers en gehaaste beslissingen. Het kan zelfs ten koste gaan van andere onderwerpen die al gepland stonden en waar anderen zich al intensief op hebben voorbereid.

Kortom, zorg dat je de balans vindt tussen flexibiliteit en structuur om een productieve vergadering te garanderen.

4. Een maximaal aantal agendapunten

Tijd is kostbaar en niemand heeft zin om urenlang te zitten vergaderen. Dus voordat je de vergadertafel opzoekt, bedenk dan of het onderwerp echt een plek op de agenda verdient. Misschien kun je het via e-mail of Teams afhandelen of in een informeel gesprek bespreken.

Als je toch een vergadering plant, zorg er dan voor dat je je beperkt tot 3 tot 5 agendapunten. Zet de belangrijkste punten bovenaan, zodat je zeker weet dat ze besproken worden.

5. Maximale vergadertijd per agendapunt

Geef de tijdslimieten van tevoren aan zodat iedereen weet hoe lang een agendapunt besproken kan worden. Zo voorkom je dat je tijd verspilt aan eindeloze discussies. Mocht er toch meer tijd nodig zijn, dan kun je dit altijd nog verder bespreken in een kleiner overleg.

6. Hoe zorg je dat je deelnemers gefocust blijven?

Stel je voor: je zit in een vergadering en het eerste agendapunt wordt besproken. Maar niemand lijkt echt betrokken te zijn en er wordt weinig progressie geboekt. Herkenbaar? Het is natuurlijk zonde van je tijd en energie als vergaderingen niet effectief verlopen. Daarom is het van belang om iedereen gefocust te houden.

1. Zorg voor een goede sfeer (dan zit je in onze zalen wel goed natuurlijk): Een goede sfeer zorgt ervoor dat deelnemers zich comfortabel voelen en zich kunnen concentreren op de vergadering. Zorg voor een goede stoelopstelling en voldoende licht en ventilatie. Een kopje koffie of thee kan ook helpen. Het koffiepunt vind je altijd dicht bij je vergaderruimte. Wij serveren dat bewust niet in de zaal om de energie in je bijeenkomst te houden én de kans op andere leuke toevallige ontmoetingen.
2. Maak de vergadering interactief: Zorg dat deelnemers actief betrokken zijn bij de vergadering. Stel vragen, vraag om feedback en betrek iedereen bij het gesprek.
3. Per agendapunt geef je aan wie de belangrijkste stakeholder is. Dit is degene die het meeste belang heeft bij dit onderwerp. Vervolgens laat je deze persoon het onderwerp voorbereiden. Dit heeft een aantal voordelen. Ten eerste zorgt het ervoor dat de stakeholder zich verantwoordelijk voelt en een duidelijk doel heeft om naar toe te werken. Hierdoor zal hij of zij gemotiveerder zijn om tijdens de vergadering goed bij te drage
4. Zorg het ervoor dat de stakeholder zich goed voorbereidt. Door de verantwoordelijkheid bij hem of haar neer te leggen, zal de stakeholder zich genoodzaakt voelen om de nodige informatie te verzamelen en goed na te denken over het onderwerp. Dit zorgt ervoor dat de vergadering efficiënter verloopt en er sneller beslissingen kunnen worden genomen.
5. Omdat de stakeholder het onderwerp goed heeft voorbereid, kan hij of zij tijdens de vergadering gemakkelijker antwoord geven op vragen en kunnen de andere deelnemers gerichter hun input geven.

7. Zó pak je vergaderpunten samen

Wees beknopt: Zorg dat je de belangrijkste punten benadrukt en houd het kort en bondig.

1. Vermijd jargon en afkortingen: Probeer duidelijke en eenvoudige taal te gebruiken die voor iedereen begrijpelijk is.
2. Geef een korte samenvatting van de belangrijkste conclusies en beslissingen: Zorg dat iedereen begrijpt wat er is besproken en wat er is besloten.
3. Als er actiepunten zijn, zorg dan dat iedereen begrijpt wat er van hem of haar wordt verwacht en wat de deadline is.
4. Herhaal afspraken en deadlines om er zeker van te zijn dat iedereen ze begrijpt en onthoudt.

Ontvang de beste prijsvoorstellen door onze blog te lezen!

En natuurlijk vergader je het fijnst bij Seats2Meet! Boek snel een gezellige vergaderruimte bij ons of vraag een vrijblijvende offerte op.

Wil je meer tips en informatieve artikelen over vergaderen, flexwerken of ondernemen? Deze vind je op de blogs van onze andere locatie in Eindhoven.

Doe er je voordeel mee!

Helma Schellen