Blog november 2020

Wat is er allemaal online mogelijk bij S2M?


Bij Seats2meet hebben we in de maand september gemerkt dat mensen elkaar toch niet kunnen missen, dat samenwerken en samenkomen erg belangrijk is.

Onze locaties zijn dermate goed en veilig ingericht dat dat nog steeds mogelijk is en formeel mag. En natuurlijk hebben we diverse mogelijkheden om online aan te sluiten zodat meetings ‘gewoon’ doorgang kunnen hebben. We hebben in principe voor elk type bijeenkomst wel een geschikte vergaderruimte. Mooi toch?

1. Wat zijn de opties voor vergaderingen en andere bijeenkomsten

Bijeenkomsten met online deelnemer(-s)

Je maakt dan gebruik van onze Standaard Techniek.
Onze audiovisuele middelen bestaan uit een presentatiescherm met geluidsversterking. Je kunt gebruik maken van onze kosteloze wifi. Wil je echt gaan voor superstabiel dan hebben we ‘harde’ lijnen.
Voor dit alles kun je je eigen laptop gebruiken natuurlijk. Heb je deze zelf nodig is een extra laptop bij ons bij te huren.

Als je bij ons een ruimte boekt krijg je daar een gratis link bij naar een onlineomgeving van Jitsie. Buiten dat kan je een eigen omgeving gebruiken zoals Teams en Zoom.

Houd er wel rekening mee dat wij niet standaard een webcam, camera of microfoon aanbieden. Dit betekent dat de fysieke deelnemers of niet te zien zijn of slecht verstaanbaar voor de online deelnemers. Heb je dat wel nodig en niet zelf in huis, dan kun je ons dat gewoon even laten weten want dan regelen we dat voor je. Wij bieden het volgende…

Bijeenkomsten met een “Meeting Owl”

Je gebruikt hier de Standaard Techniek en daarbij de Meeting Owl. Deze kost €50 excl. btw per boeking. Waarom is die Owl zo handig? Deze Owl, ziet er echt uit als een uiljte, draait zich naar de persoon die iets zegt. Het beeld en geluid is erg goed voor de online deelnemers. De Owl geeft zowel 360 graden view als input geluidsversterking.

2. Jouw evenement opnemen?

Je kunt natuurlijk je evenement bij ons opnemen en daarna delen.

We zorgen dat je een (remote) camera krijgt met geluidsversterking door middel van een handheld/headset. Er is een technicus aanwezig die je alle zorgen uit handen neemt.
Onze technische partij zorgt dat het ruwe materiaal wordt opgeleverd via een zakelijk dropbox account, hierbij kan je zelf aan de slag met het editen van het materiaal. Besteed je dit liever uit, dit is mogelijk. Met onze samenwerkende partij bespreek je welke look&feel je graag terugziet.

Meerdere camera’s is natuurlijk mogelijk, zo kun je één camera opstellen voor een totaalbeeld en een die op de spreker gericht is. Meerdere (soorten) microfoons is geen probleem, we kijken samen wat passend is.

Aandachtspunten

Wordt het evenement complexer dan worden er meerdere technicus ingezet zoals een technicus voor het beeld en een technicus voor het geluid. 
Per aanvraag vragen wij een offerte aan bij onze samenwerkende partij. Gaat het verder dan onze standaard techniek dan zal er een meerprijs berekend worden.
Houd rekening met op- en afbouw tijd

3. Wil je liever jouw evenement livestreamen?

Dat is tegenwoordig een gebruikelijke optie. Je kan gebruik maken van een grotere zaal met meerdere settings of meerdere zalen met 1 setting. Denk aan een plenaire gedeelte vs break-out sessies als workshops of verdieping op bepaalde onderwerpen. In goed overleg bepalen we samen wat nodig is waarbij we onze samenwerkende partij betrekken om te zorgen dat de techniek tot in de puntjes verzorgt is en staat.

E.e.a. wordt ondersteund door een onlineplatform dat zorg draagt voor streaming, de juiste bandbreedte, een URL waar de stream bekeken kan worden en wanneer nodig de registratie. Er kunnen dan wel 300 mensen deelnemen aan je Livestream.

Er zijn nog veel meer mogelijkheden zoals plaatsing van de livestream op een eigen web website, of via een applicatie zoals Teams. Wat natuurlijk leuk is, is dat deze streams gevolgd kunnen worden vanaf een thuisadres, en vanuit andere zalen van je Seats2meet locatie, of zelfs andere S2M locaties. De livestream wordt op aanvraag opgenomen om terug te kunnen kijken.

En Livestreamen met Interactie of het opzetten van een Webinar

Opzet is hetzelfde als de livestream zoals hierboven vermeld staat. Er zijn extra functies voor interactie beschikbaar met een chatfunctie die voor iedereen zichtbaar is, een poll, vragen aan de moderator, downloadmogelijkheden en technische ondersteuning bij vragen uit het fysieke publiek.

Leuke extraatjes

  • Een moderator zorgt ervoor dat de interactie met de online deelnemers gestroomlijnd loopt. Hij zorgt voor online extra’s om het publiek energiek te houden zoals polls of energizers. Daarnaast kunnen zij tussendoor de vragen verzamelen en (via de presentator) inbrengen.
  • Dagspreker / Host: hij/zij vervult, eventueel, een combi rol als moderator.En anders fungeert deze persoon tussen de moderator (scherm gefocust) en de presentator of panelleden.
  • Presentator (communiceert met moderator)

4. Videoconference tot 30 personen

Dan is iedereen die deelneemt of een gedeelte hiervan in beeld en kan vrijuit spreken. Dit is te combineren met een livestream en webinar. Denk bijvoorbeeld aan een paneldiscussie waarbij niet iedereen fysiek aanwezig kan of wil zijn. We gebruiken daarvoor bovenstaande technieken. Mail of bel ons en we vertellen je graag meer hierover.

5. Aftermovie / Editing

Wil je echt je online sessie professioneel laten weergeven, dan wordt dat voor je geregeld. Samen bespreken we welke sfeerimpressie je wilt en hoe je de styling en vormgeving wil.

Je ziet het, er is veel meer mogelijk dan je wellicht in 1e instantie dacht. En wij faciliteren dit voor jou met de nieuwste apparatuur op dit gebied. Meer info: mail ons!

Meer artikelen lezen van Seats2meet Tilburg? Over hoe je een goede training in elkaar zet, een budgetplan opstelt of meer publiciteit krijgt voor je bijeenkomst.

of die van

Doe er je voordeel mee!
Groet,

Helma Schellen, marketing Seats2meet
(en ja, connecten is gezellig)

Blijf op de hoogte

Adresgegevens

Seats2meet Tilburg Spoorzone
LocHal - 1e verdieping
Burg. Brokxlaan 1000
5041 SG Tilburg
013 208 40 52
info@seats2meettilburgspoorzone.nl