Ook jij wil vast niet teveel geld uitgeven aan een bijeenkomst. En dat begrijpen we bij Seats2Meet maar al te goed, daarom zijn onze voorwaarden ook zo flexibel en hanteren we echt goede prijzen.
Jij wilt vast niet teveel geld uitgeven aan een bijeenkomst. En dat begrijpen we bij Seats2Meet al te goed, daarom zijn onze voorwaarden zo flexibel en hanteren we echt goede prijzen.
Zonder te begrijpen waar elke euro nou naar toe gaat, is de kans te groot dat je je budget overschrijdt en dat is simpelweg gewoon balen. Natuurlijk is het heel gaaf om allerlei luxe dingen te reserveren maar als je daardoor geen budget meer overhoudt om deelnemers aan te trekken dan sta je daar met je luxe hapjes. Maak of download een draaiboek voor Evenementen, dan heb je alle posten goed op je netvlies.
Dus is het bijhouden van je budget erg belangrijk voor je ROI (Return On Investement). En is het echt makkelijker dan je denkt. Ik heb een aantal handige tips voor je op een rijtje gezet. Gebruik Excel om je budgetplan verder uit te werken.
Start met een stapje terug te nemen en goed na te denken over alle posten waar je je geld aan wilt spenderen..
Heb je die informatie, dan heb een schat aan data waar je van kunt leren. Wat ging er goed, bouw dat dan nogmaals in. Wat ging er niet zo fijn? Bedenk dan scenario’s hoe je het op kunt lossen. Vergeet overigens niet jouw contactpersoon van Seats2Meet erbij te betrekken. Die heeft jarenlang ervaring dus doe er je voordeel mee.
Maak een lijst van posten waar je de vorige keer teveel geld aan hebt uitgegeven. En een lijstje waarvoor je te weinig geld voor opzij had gezet.
Bij de zaken waar je teveel hebt uitgegeven bepaal dan het budget voor deze keer en bespreek dit met betrokken partijen. Houd rekening met een stukje onvoorzien. Dat is altijd iets wat tegenvalt. 5 % is hiervoor redelijk. Deze lijstjes zijn al een goed uitgangspunt voor een werkdocument in Excel.
Als je al vaker een vergaderzaal bij Seats2Meet hebt geboekt, dan kennen we je en weten we hoe goed jij een evenement kunt organiseren en hoe de communicatie verlopen is. Voor ons is dat heel waardevol en zorgt het dat we samen alles tot in de puntjes voor je kunnen regelen.
Uit onderzoeken met verschillende evenementorganisatoren is gebleken dat heel vaak het budget niet toereikend is. (daarom de post van 5% Onvoorzien).
De hoofdkosten
Komt dit ongeveer overeen met hoe jij het bedacht hebt? Lees onze 9 tips voor een goed prijsvoorstel.
Zodra je posten hebt geïdentificeerd om je uitgaven voor aan te scherpen, kun je specifieke doelen gaan stellen. Het stellen van doelen houdt je scherp.
Stel doelen vroeg, inclusief hoeveel tickets je wilt verkopen en hoeveel sponsoromzet je wilt genereren. Als je dat doet, kun je op tijd bijsturen waar nodig om te zorgen dat je inkomsten je uitgaven dekken en je je eventuele winstdoel behaalt.
Tip: weet je niet zeker of je prijzen wel concurrerend en aantrekkelijk zijn? Lees dan hier hoe je een prijsstrategie opstelt waarbij je bezoekers ieder jaar weer terug keren en je de winst genereert die je nodig hebt.
Hoe eerder je een akkoord krijgt van je stakeholders om te plannen, hoe beter. Een grove budgetschatting kan je helpen een idee van omzet te krijgen dat je steeds tussendoor kunt blijven aanpassen.
Tip: Het is verstandig minimaal 3 offertes op te vragen. Ook als je al een vaste leverancier hebt. Dit geeft je namelijk onderhandelingsruimte. De kans is groot dat je iemand anders vindt die lager zal gaan en dat je favoriete leverancier hun prijs zal matchen of wat extra service zal bieden zoals bijvoorbeeld gratis parkeren voor je personeel op locatie.
Je kunt nu alle posten op gaan nemen in je excelbestand. Eventbrite heeft een handig excelbestand gemaakt met daarin een budget template. Een budget bevat posten zoals huurkosten, verlichting en geluid, catering en meer. Lees ons draaiboek voor het organiseren van een evenement door, dat geeft een beeld van waar je allemaal op moet letten.
Beschrijf helder en duidelijk – een ander moet het kunnen begrijpen – de aandachtsgebieden van je evenement. Dan weet je meteen wat het belangrijkste is. Als je de categorieën hebt kun je vandaar uit verder gaan met invullen.
Wees heel nauwkeurig met het beschrijven van de posten, algemene items zoals Food en Beverages kun je beter uitsplitsten zodat je per items offertes kunt opvragen.
Tip: Typische budgetten hebben twee kolommen voor kosten – verwachte kosten en daadwerkelijke kosten. Hoe beter je schatting, hoe meer deze twee kolommen overeenkomen.
We hebben een lijst gemaakt van de meest voorkomende categorieën in een evenementbudget. Het is belangrijk om goed uit te splitsen zodat je de details kunt bijhouden.
Tip: gebruik verschillende kleuren om je spreadsheet te verduidelijken, zodat je in een oogopslag kunt zien welke posten bij welke categorieën horen.
Zorgen dat alles technisch op rolletjes loopt gaat niet kosteloos. Daar goed in investeren kan een groot verschil maken in de ervaring van je bezoekers en van jezelf.
Meest voorkomende technologiekosten:
Tip: kies een ticketing- of registratieplatform waarmee je toeslagen aan je deelnemers kunt doorberekenen, zodat je niets uit eigen zak hoeft te betalen.
Je komt altijd op een punt dat je moet gaan snijden in je budget. Daarvoor is het wel goed te begrijpen hoe je promotiestrategie is. Bekijk je uitgaven voor marketing en welke kanalen de vorige keer het beste voor je gewerkt hebben.
Door te investeren in de juiste tools en technologie, met de juiste mensen, kunnen er veel kosten vrijkomen. Bijv. het verschil tussen actief adverteren op Linkedin of met een heel team vaak posten op Linkedin.
Tip: Heb je al een lijst bestaande klanten/bezoekers? Schrijf deze dan als eerste aan. Dat is vaak ‘laaghangend fruit’. Het kost je meer tij en geld om nieuwe klanten te krijgen
Uiteindelijk is je budget de manier om je Return on Investment (ROI) te berekenen. Is je doel om winst te maken?
Gebruik deze eenvoudige formule om je ROI uit te rekenen:
[(Totale omzet – Totale kosten van evenement) ÷ Totale kosten van evenement] X 100 = ROI
Als je ROI 1X is, betekent dit dat je break-even hebt gedraaid. De meeste evenementen streven naar een ROI van minimaal 2-3X.
Een bekende regel: reserveer 5 tot 25% van je budget voor onvoorziene uitgaven. Als je wat speelruimte in jouw budget steekt, heb je voldoende ademruimte om onverwachte kosten op te vangen, voor het geval dat bijvoorbeeld je A/V- of sprekerskosten hoger uitvallen dan verwacht.
Tip: Hoe groter het evenement, hoe groter de buffer.
Het is belangrijk elke dag zo’n 10 minuten te besteden aan je budgetplan. Het helpt je om goed op de hoogte te blijven van wat er speelt en te zorgen dat niet alles op 1 hoop terecht komt. Bijv. facturen en offertes onder de verkeerde post wegzetten, beetje uit gemakzucht.
Verkennen andere bronnen van inkomsten.
Een groot deel van je omzet kan komen uit andere bronnen dan alleen je ticketverkoop. Denk aan:
Kom je nog steeds niet uit met je plan? Tja, dan moet je je creativiteit aan gaan boren. Of dat aan een ander vragen. Je gaat nu nadenken hoe je jouw evenement het beste kunt gaan promoten. Wist je dat je aan Seats2Meet kunt vragen hier een handje in te helpen?
Er zijn nog wel een paar beslissingen die je kunt nemen om je marketingbudget wat bij te stellen.
Hier een aantal voorbeelden:
Wil je meer tips en informatieve artikelen over vergaderen, flexwerken of ondernemen? Deze vind je ook op de blogs van onze andere locatie in Eindhoven.
Doe er je voordeel mee!
Redesign en implementatie met dank aan Cre8ion, Bridge Marketing 2DaysMarketing, Toff Art en RankLab
We gaan meteen druk bezig om jouw offerte samen te stellen, zodat deze perfect aansluit bij jouw wensen. Bij Seats2Meet combineren we gastvrijheid met innovatie, dus bereid je voor op een voorstel dat net zo dynamisch en inspirerend is als onze locaties.
Heb je tussentijds vragen of wil je meer informatie? Aarzel niet om contact op te nemen. Wij zijn hier om je te helpen en te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt. Jouw succesvolle evenement begint bij ons!
We gaan je niet spammen, wel zorgen we regelmatig voor leuke artikelen en evenementen. Check je mail om te bevestigen
We duiken er met volle energie in en laten snel van ons horen. Kun je echt niet zo lang wachten? Geen probleem! Pak de telefoon en bel ons direct op 013 20 84 052 – snelheid gegarandeerd.
Voordat je vertrekt, willen we je graag wijzen op onze interessante blogs die je kunt lezen, boordevol evenementen die je kunt bijwonen en waardevolle tips. Veel leesplezier!
Je hoort spoedig van ons.
Met een hartverwarmende groet,
Team van Seats2Meet” (nieuwsgierig wie we zijn?)