Gastblog van Jeroen Over, projectmanager Klundert AV

Voor de gehele audiovisuele sector is het een bijzonder jaar geweest. Alle fysieke events werden gecanceld en al onze apparatuur stond plots stil in het magazijn. Naast de materialen hebben wij bij Klundert AV ook meerdere techneuten in dienst die een passie hebben voor hun werk en er dus niet van houden om stil te zitten.

Al snel ontstond de vraag om de ‘’offline’’ events om te zetten naar “online” events. Wij hebben snel kunnen schakelen en toveren nu verschillende locaties om tot een echte studio. Zo ook bij Seats2Meet in Tilburg.

Er komt technisch veel kijken bij het opzetten van een kwalitatief hoge livestream. Hieronder neem ik je graag kort mee in de fases die doorlopen worden bij het organiseren van een livestreamevent.

Het voortraject

De opdrachtgever wil dit keer meer dan een normale Zoom- of Skypesessie: beter geluid, mooiere belichting en een mogelijkheid tot interactie. Vaak begint het gesprek met bovengenoemde wensen. Nu is het belangrijk om de wensen van de klant zo goed mogelijk te begrijpen, zodat je weet wat er nodig is qua techniek. Denk aan: hoe veel sprekers en kijkers, welke tijden, welk platform, een (beveiligde) stream, breakout rooms, etc. Alles wordt opgenomen in een offerte.

Na akkoord hierop is er in de weken voorafgaand aan de livestream nog veel contact met de klant om alles technisch te finetunen, want: een goede voorbereiding is het halve werk!

We gaan live

De dag waarop je hebt gewacht is daar. De materialen worden verzameld, de vrachtwagen wordt geladen en je vertrekt naar de locatie. In je hoofd neem je nog eenmaal alles door, zodat je niks vergeet.

Bij aankomst op de locatie begint het echt te kriebelen. Alle materialen worden uitgeladen en binnen no-time wordt een ‘normale’ ruimte omgetoverd tot een echte studio. Als alles staat ben je trots. Het ziet er weer top uit. Nog even de laatste kabels netjes wegwerken en we kunnen live. Of toch niet?

Hou er rekening mee dat er last minute altijd wat kan veranderen: een spreker is ziek, de PowerPointpresentatie moet worden aangepast of de spreker wil toch staan in plaats van zitten.

Probeer altijd ruimte vrij te maken in het draaiboek om deze aanpassingen te kunnen maken.

Dan de laatste checks:

De stream, chat en Q&A werken, beeld/geluid zijn lipsync, belichting is goed, allemaal ✔️ check! Je ziet de kijkers oplopen van 0 tot X aantal kijkers en je voelt een gezonde spanning. We kunnen beginnen, live in 3-2-1…  Iedereen pakt zijn/haar rol, denk aan een geluidstechnicus, beeldtechnicus, cameramensen, floormanager. Door de juiste mensen op de juiste plek te hebben en iedereen zijn/haar taak weet, verloopt de livestream soepel.

Het event is afgelopen. Iedereen blij?

Omdat je kwaliteit wilt leveren, evalueer je tijdens de afbouw voor jezelf een aantal punten, zoals: was de belichting goed, was het goed verstaanbaar, waren de instarts strak? Je wilt natuurlijk dat de opdrachtgever met een goed gevoel terugkijkt op het event. De vrachtwagen wordt geladen en alle materialen gaan weer terug de stellingen in.

De dag na het event

De volgende dag neem je contact op met de opdrachtgever om het event te evalueren. Je spreekt het hele project nog eens door: van voortraject tot de dag van de livestream. Je hoopt dat alles naar wens is verlopen en bespreekt de goede en eventuele ontwikkelpunten door. Hierna overhandig je de opnames van het event. Dit project zit erop, op naar de volgende!

Zit jij er nu ook aan te denken om een livestreamevent te organiseren?

Wij hebben de kennis, ervaring en apparatuur om het event vlekkeloos te laten verlopen en nemen als trotse audiovisuele partner van Seats2Meet alle zorgen en vragen uit handen. Neem contact op met Seats2Meet en hopelijk maken wij snel kennis.

Jeroen Over, Projectmanager Klundert AV

Wil je meer tips en informatieve artikelen over vergaderen, flexwerken of ondernemen? Deze vind je ook op de blogs van onze andere locatie in Eindhoven.

Doe er je voordeel mee!